大雪で送迎の時間を変えたい。警報が出たので、今日の予定変更をすぐに知らせたい。急な勤務の変更を、職員さんみんなに伝えたい。
施設や事業所を運営していると、「いま、関係する人みんなに知らせたい」という場面は、思っている以上にやってきます。
早川スタイルでは、こうした「伝える仕組み」づくりのお手伝いをしています。この記事では、糸魚川市内の障害福祉施設様で一斉連絡システム「さくら連絡網」を導入したときの流れをもとに、検討中の方にお役に立ちそうなポイントをまとめました。
こんなことで、困っていませんか？
施設や事業所のご担当の方から、よくこんなお話を伺います。
- 電話を一件ずつかけていて、全員に伝え終わるまでに時間がかかる
- 職員の連絡が個人のLINEグループ頼みで、入れ替わりや機種変更のたびに整理が大変
- 災害のとき、誰に届いて、誰にまだ届いていないのかがわからない
- ご家族にはスマホに慣れていない方もいて、新しい仕組みを入れても使ってもらえるか不安
- 連絡の道具はたくさんあるけれど、どれが自分たちに合うのか比べきれない
どれも、毎日の業務を回しながらだと、なかなか手をつけにくいことばかりです。「いつか見直したい」と思いつつ、そのままになっている方も多いのではないでしょうか。
「伝わる仕組み」が、いま見直されている理由
災害への備えが「計画」として求められるようになった
2024年4月から、障害福祉サービスの事業所では業務継続計画（BCP）の策定が義務になり、策定していない場合は基本報酬が減算される仕組みも始まりました。介護の分野でも、同じ時期からBCPの策定が義務になっています。
厚生労働省がまとめたBCP作成のための資料では、平時の備えとして「緊急連絡先について、複数の連絡先や連絡手段を把握しておく」ことが挙げられています。
一斉連絡の仕組みは、BCPそのものではありません。ただ、「いざというときに、誰に、どうやって伝えるか」を具体的にしておくことは、計画を実際に動かすための大事な土台になります。
参考：厚生労働省「障害福祉サービス事業所等における自然災害発生時の業務継続ガイドライン等について」
雪の多い地域では「予定変更」が日常
糸魚川のように雪の多い地域では、冬の朝に送迎や出勤の予定を変えなければならない日も少なくありません。大雨や地震の心配もあります。「年に一度の非常時」だけでなく、ふだんの予定変更でも使える仕組みのほうが、いざというときにも慌てずに使えます。
スマホは広がった。でも、全員ではない
受け取る側の多くがスマートフォンを持つようになり、メールやLINE、アプリで一斉に届けられる環境は整ってきました。一方で、今回の施設様でも、ガラケーをお使いの方や、ふだんメールを使わない方がいらっしゃいました。「全員がスマホで受け取れる」前提にせず、届きにくい方への手当てまで考えておくことが大切です。
糸魚川市内の障害福祉施設様の事例：日頃のご縁から始まったご相談
こちらの施設様とは、以前から別のことでお付き合いがありました。ある日うかがったときに、職員の方から「利用者のご家族や関係者に、一斉に連絡できるサービスを探している」とご相談をいただいたのが始まりです。
最初の打ち合わせで、どんな場面で使いたいかを伺いました。
- 自然災害のときの緊急連絡
- ふだんのお迎え時間の変更
- 大雪や大雨のときの予定変更
- ご家庭からの連絡の受け付け
- お知らせなど、定期的な配布物
いくつかのサービスを見比べたうえで、第一候補としてご提案したのが、株式会社マンタの「さくら連絡網」です。
さくら連絡網を選んだ理由
さくら連絡網は、もともと学校向けに作られた連絡網サービスですが、施設でも同じように使えます。
- 受け取り方を選べる：メール・アプリ・LINEから選べます。1人あたりメール4つ・アプリ4つ・LINE4つ、合計12の連絡先を登録できるので、ご家族の複数の方が受け取ることもできます（LINEはオプション機能です）
- 相手ごとに送り分けられる：「職員だけ」「この事業のご家族だけ」といったグループごとの連絡ができます
- 一方通行で終わらない：安否確認やアンケート、ご家庭からの欠席・遅刻の連絡などの機能があります
- 誰に届いたかを確かめられる：送ったあと、確認が済んでいない方を管理画面で確かめられます
導入までの流れ（約4か月）
この施設様では、相談から本格的な利用開始まで、およそ4か月かけて進めました。急がず、施設の皆さんとご家族が「使える」ところまで一緒に進めたのがポイントです。
- お話を伺い、ご提案（2025年8月） 使いたい場面や時期を伺い、サービスと導入の進め方をご提案しました。
- デモ画面で実際に試す（9月） 施設の方に、デモ画面で送る・受け取るを体験していただきました。実際に触ってみると、イメージがぐっと具体的になります。
- 施設内での判断と、ご家族への事前のお知らせ（9〜10月） 施設内で導入を決めたあと、ご家族へのお知らせと説明の準備に時間をとりました。
- 無料の試用スタートと名簿の登録（11月） 職員・利用者の名簿を取り込み用の形に整え、システムに登録。職員とご家族それぞれのグループ分けを設定し、全員分の登録用紙を印刷しました。作業の前には、個人情報の取り扱いについての誓約書をご用意しました。
- 管理担当の職員さんへの操作説明（11月） 管理担当の3名の方と、管理画面を見ながら実際にメッセージを一緒に作って送ってみました。
- ご家族の登録サポート（11〜12月、4日間で5回） 午前・午後に分けて登録のお手伝いをし、来られなかった方には日を改めて個別にサポートしました。
- テスト配信（12月） まず職員向け、次にご家族向けにテスト配信。確認がまだの方には、メッセージを送り直してフォローしました。
- 本格的な利用スタート（2026年1月〜）
導入してわかった「つまずきやすいところ」
これから導入を考えている方に、ぜひ知っておいていただきたいことがあります。
「名簿に登録した」と「届くようになった」は別のこと
名簿をシステムに登録し、登録用紙をお配りしただけでは、まだメッセージは届きません。ご家族それぞれが受け取り先（メール・アプリ・LINE）を登録して、はじめて届くようになります。誰がどこまで進んでいるかを一覧で追いかけ、説明会に来られなかった方には個別にお手伝いする。この地道な部分が、実はいちばん大切でした。
全員が電子で受け取れるとは限らない
ガラケーをお使いの方や、ふだんメールを使わない方もいらっしゃいます。今回の施設様では、届きにくい方には電話や紙でも連絡する形にしています。「全員をデジタルに」と無理をするより、「届かない方への連絡手段を決めておく」ほうが、結果として誰も取り残しません。
送ったメッセージは取り消せない
さくら連絡網では、送信済みのメッセージは削除できません（受け取る方の画面で見えなくする「非表示」はできます）。テスト配信は、送る相手を絞ってから行うのが安心です。
グループ分けは最初に決めておく
「職員全員」「勤務形態ごと」「事業ごとのご家族」など、誰に送り分けたいかを最初に決めておくと、あとの設定や運用がぐっと楽になります。所属は登録用紙にも表示されるので、名前の付け方も事前に施設の方と相談しておくと安心です。
契約の形も最初に確かめる
サービスの利用契約は誰が結び、利用料は誰が支払うのか。導入のお手伝いと契約の窓口を分けて、最初にはっきりさせておくことをおすすめします。今回の施設様では、利用契約は施設とサービス会社の直接契約になっています。
いま、こんなふうに使われています
![さくら連絡網の活用イメージ（管理画面は名簿が写らないもの）]
導入から時間がたった2026年の秋、施設様から活用の様子を伺いました。
- 大雪や警報級の大雨、地震のときの送迎の変更
- 職員の勤務時間の変更
- イベントのお知らせ
こうした連絡に、ひんぱんに使っていただいているそうです。ほとんどのご家族と連絡がとれるようになり、届きにくい方には電話や紙で補っています。今後は、会報などをPDFにして配布することも考えていらっしゃるとのことでした。
導入後も、ファイルを添付して送る方法や、ExcelをPDFにする方法など、操作のご相談をいただいています。「使い始めてから出てくる疑問」に、近くですぐお答えできるのも地元ならではだと感じています。
早川スタイルの「一斉連絡・情報共有」導入サポート
福祉施設にかぎらず、「関係する人に、確実に、早く伝えたい」というお悩みのある事業者の方のお手伝いをしています。
お手伝いできること
- 使い方の聞き取りと、道具選び：誰に、何を、どんなときに伝えたいかを伺って、合うサービスをご提案します。さくら連絡網にかぎらず、規模や目的に合わせて考えます
- 名簿の整理と登録：お手持ちの名簿を取り込み用に整え、グループや権限を設定します
- 職員さんへの操作説明：管理画面を見ながら、一緒に送ってみるところから
- ご家族・関係者の登録サポート：説明会や個別のお手伝いで、受け取れる方を一人ずつ増やします
- テスト配信と、届いていない方へのフォロー
- 導入後の操作のご相談
大事にしていること
- 囲い込みません：サービスの利用契約は、事業者さまとサービス会社の直接契約です。早川スタイルは紹介料をいただかず、導入と使いこなしのお手伝いに専念します。将来、別のサービスに乗り換えたくなったときも、事業者さまが自由に選べる形にしておきます
- 最後の一人まで：「仕組みを入れたら終わり」ではなく、受け取れない方がいないか一緒に確かめます
- 個人情報を大切に：名簿をお預かりする作業では、取り扱いのルールを最初にお約束します
- 地元だから、何度でも伺えます：説明会の追加や、ちょっとした操作のご相談にもすぐに伺います
こんなところで役立ちます
- 障害福祉・介護の施設や事業所（職員・ご家族への連絡、災害時の安否確認）
- 保育園・こども園・放課後の居場所づくりの団体（お迎え変更、お知らせ配布）
- 学校・PTA・スポーツ少年団など（行事の連絡、急な中止のお知らせ）
- 建設業・工務店・農業法人など（悪天候での作業変更、職員への一斉連絡）
- 自治会や地域の団体（会員へのお知らせ、回覧の代わりに）
職員だけで情報を共有したいのか、ご家族や地域の方にお知らせしたいのかによって、合う道具は変わります。まずは「どんな場面で困っているか」を聞かせてください。
費用について
- 初期設定（名簿の整理・登録、グループ・権限の設定）：30,000円〜
- 職員さんへの操作説明・ご家族の登録サポート：1回 5,000円〜
- 今回の施設様の場合：初期設定に加えて、操作説明とご家族の登録サポートを合わせて6回ほど伺い、総額は6万円弱でした
ご相談・お見積りは無料です。人数や伺う回数が決まった段階で、総額をお伝えしてから進めます。
このほかに
- サービスの利用料：事業者さまからサービス会社へ直接お支払いいただきます。さくら連絡網は、登録する人数に応じた年額制です（最新の料金はサービス会社でご確認ください）
- 導入後の追加作業：内容に応じて、その都度お見積りします
※早川スタイルでは消費税はいただいておりません。
よくあるご質問
Q. パソコンが苦手な職員でも使えますか？
A. 管理画面を見ながら、実際に一緒にメッセージを作って送るところから始めます。今回の施設様でも、担当の職員さんと一緒に操作しながら覚えていただきました。
Q. ご家族にスマホに慣れていない方が多いのですが…
A. 説明会での登録のお手伝いに加えて、来られなかった方への個別のサポートも行います。それでも届きにくい方には、電話や紙で補う形も含めて一緒に考えます。
Q. 小さな事業所でも頼めますか？
A. もちろんです。人数が少ない場合は、別の方法のほうが合うこともあります。使い方を伺ってから、いちばん無理のない方法をご提案します。
Q. さくら連絡網以外のサービスも相談できますか？
A. はい。目的や規模に合わせて、いくつかの選択肢を比べながらご提案します。
Q. 試してから決めたいのですが
A. さくら連絡網には無料の試用期間があり、今回の施設様でも試用期間中に名簿の登録や職員さんの練習を進めました（試用の条件はサービス会社でご確認ください）。
「伝わらない」を減らしたい方へ
一斉連絡の仕組みは、入れることよりも「みんなが受け取れる状態にすること」のほうが、ずっと手間がかかります。そこを一緒に担うのが、早川スタイルの役目だと考えています。
「うちの場合はどうだろう？」「何から始めたらいい？」そんなご相談だけでも大歓迎です。まずはお気軽にご相談ください。
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